4 кроки до успішної організації робочих процесів

Процес, в якому керівник вимушений контролювати роботу працівника на кожному етапі і витрачати на це більше половини свого часу не можна назвати ефективним. Коли, аби дізнатись про прогрес якогось завдання, треба зв’язуватись з виконавцем. Коли будь-яка затримка термінів вимагає цілого розслідування: що саме і чому пішло не так. І коли неможливо вчасно вплинути на процес, аби запобігти негативним наслідкам форс-мажорних ситуацій. Це може призвести до збитків і зниження репутації компанії.

Отже, основна задача власника/керівника полягає в тому, аби вибудувати таку систему контролю, в якій всі процеси, які повторюються, виконуються автоматично, а всі інструменти контролю і постановки завдань достатньо зручні. Така стратегія організації вивільнює час і розвантажує мозок керівника для прийняття більш важливих рішень щодо розвитку і процвітання компанії. А ключові результати досягаються вчасно і відповідно до планових показників.

Як побудувати таку організаційну стратегію, з чого починати? 

‍

Ви можете спиратися на наступні 4 кроки, аби встановити чіткий порядок у робочих процесах і контролювати результат.

Крок 1. Контролюйте процеси виконання завдань у режимі реального часу. На платформі Asana ви маєте доступ до інформаційних панелей на базі фреймворк, які відображають всю інформацію по обраному проекту в зручному форматі, який ви обираєте самі: діаграма, гістограма, графік і т. д. Ви можете зберегти ці відображення в PDF-форматі, аби включити у звіт, або транслювати певній групі керівників або виконавців в межах платформи, тегаючи їхні імена через символ @. Таким чином робота команди стає ефективною, а ви маєте можливість вносити корективи під час її виконання і звітувати.

Крок 2. Відстежуйте прогрес. Це дозволяє знаходити “вузькі місця” в роботі команди і вчасно реагувати на затримки. Як це виглядає на практиці? Усі робочі завдання в Asana можна відмітити відповідними статусами: завершено, в роботі, заблоковано, нове завдання, просрочено та ін. Ви завжди в курсі, чи вкладається виконання проекту в дедлайн і можете вчасно передоручити будь-яке завдання, просто тегнувши відповідного виконавця і встановивши кількість робочих годин для його виконання.

Крок 3. Розширюйте зону контролю. Аби впливати на довгострокові результати компанії, необхідно одночасно контролювати виконання усіх проектів. Для цього в Asana є функція розширеного пошуку, за допомогою якою можна компелювати дані по різним проектам і об’єднувати їх в єдиний звіт. Ці звіти легко редагуються відповідно ваших цілей. Їх можна налаштувати під запити менеджерів проекту або замовників.

Крок 4. Не забувайте про довгострокові цілі. Скеровуйте всі напрямки діяльності компанії у відповідність до таких ключових пунктів, як стратегічні цілі, місія компанії, цінності і пріоритети. Інструментарій Asana дозволяє демонструвати учасникам необхідну інформацію, аби команда виконувала поставлені таски і кожен проект вцілому відповідно до кодексу компанії. 

Якою б не була структура компанії у вашому випадку, кожен керівник повинен брати участь у взаємообміні актуальною робочою інформацією, аби швидко та ефективно виконувати свої обов’язки і допомагати компанії заробляти більше. 

‍

Це можна робити у будь-який зручний спосіб. Але з готовими інструментами Asana ви витрачаєте значно менше часу на те, аби впровадити систему контролю у бізнес і комфортно використовувати її на кожному етапі. 

Якщо ви хочете спробувати Asana для своєї компанії – просто замовте безкоштовну консультацію від Partnerway. Ми швидко з вами зв'яжемося та відповімо на всі запитання.

‍

З Partnerway ви ще й можете отримати безкоштовний пробний період на 14 днів! Тому ви нічим не ризикуєте – спробуйте Asana для своєї компанії вже зараз, щоб оцінити весь функціонал на практиці.

Ми допоможемо з налаштуваннями та інтеграцією, a якщо вам сподобається Asana під час тестового періоду – ви отримаєте персональну знижку на платний тариф.

‍